In jeder modernen Firma werden täglich Daten produziert. Und es gibt kaum noch Firmen, die ohne Rechner arbeiten. Für die meisten Unternehmen und auch Angestellte in den Büros von heute wäre das schon gar nicht mehr vorstellbar. Allein die Schwierigkeiten, die es mit sich brächte, ohne Computer und trotzdem mit anderen Firmen zusammen zu arbeiten, kann man sich gut vorstellen. Datenflüsse, Kontenbewegungen, Geldströme, Briefwechsel, Aufträge, Rechnungen, überhaupt die gesamte Buchhaltung einer Firma: Alles läuft heute über Computer. Auf den festplatten benötigen die Daten weniger Platz, als wenn man sie in aufgeschriebener Form stapeln würde.
Und es ist leichter, sie zu sortieren. Mit einem Mausklick ist ein neuer Ordner angelegt. Ohne etwas durchzustreichen oder radieren zu müssen, kann man, falls man die Sortierung anpassen möchte, Namen dieser Ordner und Unterordner ändern. Trotzdem versagt jedes System, das darauf aufbaut, dass Menschen sich merken, wohin sie etwas getan haben, spätestens ab einer gewissen Datenmenge. Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem, und nur ein solches sollte in einer modernen Firma Verwendung finden, muss eine Software sein, ein Programm, das den Menschen das Suchen und Sortieren abnimmt oder erleichtert und darüber hinaus gehend noch weitere Aufgaben zur Verwaltung und zum Handling von Daten erfüllen kann. Die Gestaltung transparenter und nachvollziehbarer Abläufe, selbst bei komplizierten Vorgängen, die viele Mitarbeiter betreffen, ist eine davon. Auch wichtig ist die Vergabe von Rechten bei übergreifenden Prozessen, die automatische Ablage und die Pflege und Aktualisierung der Terminkalender. Sortiersysteme erleichtern das Suchen und Finden durch Schaffung von Querverbindungen und mit Hilfe von Schlagworten und verschiedenen Möglichkeiten der Kategorisierung.
Autor: Andreas Mettler - veröffentlicht am 16.02.2011 - 15:05:59 - letzte Überarbeitung am 16.02.2011 - 15:05:59
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